Ручной учёт сделок: во что он обходится компании
В этой статье
Отсутствие системы редко ощущается как проблема. Ощущается другое: менеджеры вечно заняты, крупные клиенты уходят без объяснений, а собранный вручную отчёт не сходится с бухгалтерией. Это и есть цена ручного учёта, просто она не выделена отдельной строкой в бюджете. Разберём по частям, что именно ломается у компаний Белгорода и как это чинит внедрение CRM.
Заявка живёт там, куда её положил конкретный человек
Одна в почте, вторая в мессенджере, третья на листке у телефона. Пока обращений десяток в день, это работает. На тридцати начинается потеря, и заметить её невозможно: потерянной заявки нет нигде, о ней просто никто не знает. Система принимает обращения из всех каналов сама и ставит срок первого ответа. Через месяц работы видно самое неприятное и самое полезное число – доля обращений, на которые вообще никто не ответил.
Поставки и тендеры ведутся вслепую
У производственных и снабженческих компаний Белгородской области сделка растянута на месяцы: заявка, расчёт, согласование, конкурсная процедура, договор, отгрузка. Чем длиннее путь сделки, тем больше её судьба зависит от того, вспомнил ли менеджер про неё вовремя. Стадии со сроками и автоматические задачи превращают память сотрудника в механизм: сделка не может остаться без следующего шага, а просроченный шаг сразу попадает в список к руководителю.
Расчёт для клиента готовится по полдня
Менеджер собирает цены из прайса, копирует реквизиты, вручную считает скидку и в итоге отправляет коммерческое предложение на следующий день. Клиент к этому времени уже получил два предложения от других. Шаблоны документов, подставляемые из карточки сделки, сокращают этот путь до нескольких минут. Считать выгоду здесь проще всего: достаточно умножить сэкономленные часы на стоимость рабочего дня менеджера и сравнить с бюджетом проекта.
Повторные отгрузки держатся на личных отношениях
Постоянный покупатель – основная прибыль поставщика, но работа с ним ведётся по звонку «как обычно». Что настраивается, чтобы этот поток не зависел от одного человека:
- напоминания о повторной закупке по циклу прошлых заказов;
- сегменты базы: активные, спящие, отказавшиеся;
- контроль окончания договоров и сроков обслуживания;
- история цен и условий по каждому контрагенту.
Удержать действующего клиента дешевле, чем купить нового, но без напоминаний этим никто не занимается.
Отчёт есть, доверия к нему нет
Таблица, заполненная менеджерами по памяти, показывает не результат, а представление о нём. Настройка CRM-системы даёт цифры, которые собираются сами: конверсия по стадиям, средний чек, скорость ответа, причины отказов. С такими данными разговор на планёрке идёт о деле, а не о самочувствии, и занимает пятнадцать минут вместо часа.
Порядок работ: от обследования до запуска
Начинаем не с настроек, а с процессов:
- интервью с руководителем и менеджерами, схема текущей воронки;
- выбор платформы под задачи компании, а не под рекламу вендора;
- перенос базы из таблиц и старых программ, чистка дублей;
- настройка стадий, прав доступа, шаблонов и отчётов;
- обучение сотрудников и месяц сопровождения с правками.
Цена внедрения CRM складывается из числа процессов и интеграций, а не из количества лицензий, поэтому смету мы считаем после обследования, а не по телефону.
Что решает судьбу проекта
Не платформа и не бюджет, а полный переход. Если старые таблицы остались, сотрудники ведут два учёта неделю-другую, а потом бросают оба. Система работает, когда она единственный источник данных и когда руководитель смотрит отчёты именно в ней. Это решение первого лица компании, и никакая настройка его не заменит.
Расскажите про свои продажи – мы посмотрим процессы и скажем, что даст система в вашем случае, а что автоматизировать пока не нужно. Смежные задачи собраны в разделе автоматизации, готовые проекты – в портфолио. Заказать внедрение CRM можно по телефону +7 (901) 417-22-12.
