Внедрение Битрикс24 в Белгороде

К нам почти никогда не приходят с чистого листа. У компании уже есть история: файл Excel на общем диске, тетрадь у старшего менеджера, переписка в почте и в мессенджерах, у кого-то – наполовину заброшенная CRM, купленная пару лет назад. Поэтому первый вопрос звучит не «что умеет портал», а «переедем ли мы без потерь и что будет с текущими сделками». Разбираем переезд по шагам – на примере компаний Белгорода.

С чего чаще всего переезжают белгородские компании

Поставщики агрохолдингов ведут учёт в 1С и в почте: заявка от службы снабжения приходит письмом, спецификация согласуется вложениями, а история договорённостей живёт в личном ящике менеджера. Оптовики стройматериалов и мела работают в Excel с вкладками по годам. Подрядчики горно-обогатительного кластера чаще имеют старую CRM, которую внедряли под один отдел и с тех пор не трогали. Три источника – три разных способа выгрузки, и это первое, что мы фиксируем на аудите.

Инвентаризация: сколько у вас на самом деле баз

Разбор процессов занимает 1–2 дня, и половина этого времени уходит не на схемы, а на поиск данных. Мы просим показать всё, где встречается контакт клиента: рабочие таблицы, выгрузку из 1С, телефонную книгу корпоративной SIM, чаты, папки со сканами договоров. У компании на 15 сотрудников обычно набирается 5–7 источников, и в двух из них лежат клиенты, которых нет больше нигде. Пока эта карта не составлена, переносить нечего – перенесём половину.

По каждому источнику отвечаем на четыре вопроса:

• кто в компании отвечает за выгрузку и в какой срок её сделает;
• в каком виде данные вообще можно забрать – файл, отчёт, обмен через API;
• какие поля там есть на самом деле, а не по легенде («телефон» часто оказывается текстом с тремя номерами через запятую);
• что из этого источника переносить не нужно.

Как готовят выгрузку, чтобы она встала в карточки

Битрикс24 принимает CSV и Excel, но проглотит он ровно то, что вы ему дадите. Перед загрузкой файл приводят к одной строке на одну компанию, разносят телефоны и почты по отдельным колонкам, вычищают комментарии вида «звонить после 15, спросить Николая» из поля с названием. Обязательный минимум для B2B Белгородской области: наименование, ИНН, город, телефон, почта, ответственный менеджер, дата последней сделки. ИНН здесь важнее названия – именно по нему потом склеиваются дубли и подтягиваются реквизиты.

Дубли: почему один клиент превращается в четыре карточки

Классика: «ООО Агроснаб», «Агроснаб», «Агроснаб (Иван)» и «агроснаб старый». Каждый менеджер заводил своё. Мы прогоняем базу через контроль дублей по трём ключам – ИНН, телефон, e-mail – и разбираем остаток руками, потому что автоматика не отличит два юрлица одного собственника от опечатки. На базе в 3 000 карточек чистка занимает день и обычно сокращает её на 15–25 %. Это не косметика: слитая карточка означает, что менеджер видит всю историю закупок, а не последний эпизод.

Что делать с незакрытыми сделками

Переносить всю историю сделок в новую воронку не нужно и вредно – она забьёт отчёты и рабочие столы. Мы делим её на две части:

• сделки в работе – переносим полностью, со стадией, суммой, ответственным и датой следующего шага;
• закрытые за последние 2–3 года – грузим в отдельную закрытую воронку «Архив», чтобы история покупок была видна в карточке клиента;
• старше трёх лет и без контактов – оставляем в файле-архиве на диске, в CRM они не поднимаются.

Отдельный разговор – сделки, зависшие на середине. Перед переездом менеджеры обязаны пройти по ним и проставить реальную стадию. Половина «активных» строк в таблице оказывается мёртвой, и переносить их – значит с первого дня начать врать себе в отчётах.

Права доступа: кто что видит после переезда

В таблице видно всё и всем, в CRM это настраивается, и решить вопрос надо до загрузки базы, а не после первого конфликта. Типовая схема для оптовой компании Белгорода: менеджер видит своих клиентов и свои сделки, руководитель отдела – весь отдел, бухгалтерия – только счета и оплаты, директор – всё плюс сводные отчёты. Отдельно закрываем выгрузку контактов в файл: право «экспорт» оставляем двум-трём людям. Это скучная настройка на полдня, но именно она отвечает на вопрос «что будет, если менеджер уйдёт к конкуренту».

Переходный период и дата, когда старую систему выключают

Полностью выключать старый учёт в день запуска нельзя. Мы делаем так: новые заявки с первого дня заводятся только в Битрикс24, а старые сделки доводятся там, где начались, пока не закроются или пока не пройдёт согласованный срок. Двойной ввод допускаем максимум на 10 рабочих дней и только по деньгам – если дублировать всё, менеджеры возненавидят портал раньше, чем привыкнут к нему. Ответственного за переходный период назначаем со стороны заказчика, обычно это руководитель отдела продаж.

Дату отключения ставим в план до старта, а не «когда привыкнем». Ориентир для торговой компании – конец второй недели после обучения, для проектных продаж с длинным циклом – месяц. Признаки, что можно выключать: все входящие каналы заведены в портал, за неделю в старом файле не появилось ни одной новой строки, отчёт по выручке в CRM сходится с 1С. После этого таблицу переводят в режим «только чтение» и убирают с общего диска – иначе кто-нибудь обязательно продолжит писать туда «по привычке».

Портал купили, а им никто не пользуется

Отдельная и очень частая в Белгороде история: лицензию оплатили, сотрудников завели, дальше ничего не произошло. Реанимация обычно дешевле нового внедрения: структура компании и часть карточек уже есть. Мы смотрим, что заполнено, вычищаем тестовые сделки и уволившихся сотрудников, перестраиваем воронку под реальный порядок продаж и подключаем каналы – телефонию, WhatsApp, Telegram, форму с сайта. Чаще всего портал не взлетел ровно потому, что заявки в него приходилось вбивать руками.

Приграничье и удалённая работа: почему это ускоряет переезд

По Белгороду и области часть сотрудников работает из дома или из другого региона, а склады и производства бывают недоступны без предупреждения. Компании, у которых база лежала в файле на офисном компьютере, уже проходили ситуацию, когда до неё было не добраться. Облачный портал снимает вопрос: карточка клиента, переписка и документы открываются с телефона, а руководитель видит воронку, не приезжая в офис. Это, пожалуй, единственный случай, когда переезд на CRM обосновывают не выручкой, а непрерывностью работы.

Сроки, деньги и что остаётся у вас после сдачи

Если задача – только переехать и начать вести сделки нормально, подходит экспресс-запуск: от 60 000 ₽ и 5 рабочих дней на базовую воронку, карточки, права доступа и обучение. Полное внедрение с аудитом процессов, роботами, автозадачами, интеграциями и отчётами – от 180 000 ₽ и 3–4 недели. Обмен с 1С по номенклатуре, счетам и отгрузкам – от 90 000 ₽ и две недели, телефония с мессенджерами – от 35 000 ₽ и три дня. Лицензию Битрикс24 вы покупаете напрямую у вендора, в стоимость работ она не входит.

Порядок работ фиксированный: разбор процессов 1–2 дня, ТЗ и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение команды 2 дня, дальше 30 дней сопровождения – в первый месяц доработки по замечаниям бесплатны. Смета фиксируется до старта, работаем по договору. Дальше можно взять абонентское сопровождение от 15 000 ₽ в месяц или развивать портал точечно – про остальные задачи мы рассказываем в разделе автоматизация бизнеса.

Почему переезд лучше делать вместе с сайтом и рекламой

Больше половины потерь заявок случается не внутри CRM, а на стыке: форма на сайте шлёт письмо на общий ящик, коллтрекинг живёт отдельно, из контекстной рекламы непонятно, что доехало до сделки. РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах страны; компании Белгорода обращаются к нам регулярно: мы делаем сайты, продвижение, чат-ботов и приложения, поэтому источник заявки, сайт и портал настраивает одна команда. В отчёте по рекламе вы видите не клики, а выручку по сделкам.

Расскажите, где сейчас лежит ваша база и сколько в ней клиентов, – мы посчитаем сроки переезда и назовём цену до начала работ. Телефон в Белгороде: +7 (901) 417-22-12.